Microsoft-Audit: die 10-Punkte-Checkliste

Vorab: SAM Engagement oder formelles Audit?

Prüfen Sie zuerst, welches Verfahren das Schreiben ankündigt, denn davon hängen Ihre Rechte ab. Das SAM Engagement ist formal freiwillig, wird oft vom Microsoft-Account-Team oder einem beauftragten Partner initiiert und endet in einer Effective License Position (ELP); Unterlizenzierung wird ohne Strafaufschlag ausgewiesen und ist nachzukaufen. Das formelle Audit beruht auf dem vertraglichen Prüfrecht (Audit-Klausel in EA, MPSA, MBSA bzw. Product Terms) und wird meist durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft durchgeführt; bei Unterlizenzierung kann Microsoft den Nachkauf zum Listenpreis verlangen, vertraglich teils mit Zuschlag. Ablauf, Rechtsgrundlagen und Verhandlungsspielräume beider Verfahren erklärt ausführlich der Ratgeber Microsoft-Lizenzaudit: Ablauf und Rechte; die Checkliste hier ist das dazugehörige Arbeitsdokument für die Vorbereitung.

Die Checkliste im Überblick (Tabelle)

Punkt 1 bis 5: Fakten schaffen, bevor Daten fließen

1. Lizenzbestand erfassen

Erstellen Sie eine vollständige Inventur aller Installationen und Aktivierungskanäle, bevor irgendein Tool des Prüfers läuft. Mit Bordmitteln (slmgr, ospp.vbs, WMI, VAMT) ist das an einem Nachmittag machbar; die Anleitung samt Spaltenvorlage steht unter Lizenzen inventarisieren. Typische Datenquellen sind daneben AD, SCCM/Intune, die M365-Admin-Reports und die Einkaufshistorie.

2. Eigene Lizenzbilanz (ELP) vor jeder Datenübergabe

Gleichen Sie Installationen gegen den Lizenzbestand ab und erstellen Sie Ihre eigene Effective License Position, bevor Daten das Haus verlassen; genau das empfehlen die einschlägigen Audit-Playbooks als wichtigste Einzelmaßnahme. Nur wer seine Lücken und Überhänge zuerst selbst kennt, kann Datenumfang und Darstellung steuern und im Ergebnisgespräch auf Augenhöhe verhandeln. Kleinere Lücken lassen sich oft noch vor der Datenerhebung sauber schließen.

3. Nachweise und Rechtekette ordnen

Jeder Lizenzposten braucht Belege: Rechnungen, ursprüngliche Lizenzbestätigungen und Agreement-Nummern. Bei gebraucht gekauften Lizenzen gehört die lückenlose Rechtekette dazu: Herkunftsnachweis bzw. Lieferantenerklärung, dass der Voreigentümer rechtmäßig in der EU erworben, bezahlt und seine Kopien unbrauchbar gemacht hat, bei Volumenlizenz-Splitting zusätzlich der Nachweis der Einzellizenz-Struktur. Diese Anforderungen folgen aus der Beweislast des Nutzers (EuGH C-128/11, BGH I ZR 8/13); was im Einzelnen hineingehört, zeigt der Ratgeber Rechtekette und Vernichtungserklärung.

4. CAL-Bilanz prüfen

Zählen Sie die Zugriffe auf Windows Server, RDS und SQL gegen die vorhandenen User-, Device- und RDS-CALs; vergessene RDS-Zusätze sind ein Klassiker der Unterlizenzierung. Die Rechenmethode mit Musterfirmen steht unter CAL-Bedarf berechnen. Dokumentieren Sie das Ergebnis als Teil der ELP aus Punkt 2.

5. Vertrag und Verfahren klären

Maßgeblich für Ihre Pflichten ist ausschließlich der Vertrag: Prüfen Sie vor jeder Zustimmung Umfang, eingesetzte Tools, Fristen und Vertraulichkeit. Ein SAM Engagement ist formal freiwillig und darf höflich abgelehnt oder in Umfang und Zeitplan verhandelt werden; beim formellen Audit definiert die Audit-Klausel (EA, MPSA, MBSA bzw. Product Terms) den Rahmen. Ein NDA mit dem Prüfer und die Beschränkung auf vertragsgegenständliche Produkte sind legitime Forderungen.

Punkt 6 bis 10: Verfahren steuern und abschließen

6. Fristen realistisch verhandeln

Akzeptieren Sie keinen Zeitplan, den Ihre Inventur nicht hergibt: Angemessene Fristen gehören zu den anerkannt legitimen Forderungen des Kunden. Planen Sie rückwärts vom Abgabetermin und rechnen Sie die Zeit für Punkt 1 bis 4 ehrlich ein. Jede Fristverlängerung ist leichter vor der Zusage zu bekommen als danach.

7. Ansprechpartner und Kommunikationsregeln festlegen

Benennen Sie intern einen verantwortlichen Koordinator und bündeln Sie die gesamte Kommunikation mit Prüfer und Microsoft über diesen einen Kanal. Daten werden erst nach interner Prüfung und Freigabe übergeben (Punkt 2), nicht ad hoc aus den Fachabteilungen; das verhindert widersprüchliche oder überschießende Auskünfte. Halten Sie schriftlich fest, wer was wann geliefert hat.

8. Externe Hilfe prüfen

Bei größeren Umgebungen, unklarer Vertragslage oder hohem Streitwert lohnt früh die Frage, ob ein spezialisierter Lizenzberater oder eine Kanzlei das Verfahren begleiten soll; die gängigen Audit-Playbooks stammen selbst aus dieser Beratungspraxis. Spätestens wenn Microsoft Zuschläge oder strittige Produktnutzung ins Feld führt, ist das keine Kostenfrage mehr. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.

9. Stellungnahme und Nachverhandlung

Der typische Ablauf endet nicht mit der Datenerhebung: Auf den ELP-Entwurf des Prüfers folgt die Stellungnahme des Kunden, dann erst Einigung und etwaiger Nachkauf. Prüfen Sie den Entwurf Zeile für Zeile gegen Ihre eigene Bilanz aus Punkt 2 und widersprechen Sie belegt, wo Zählweisen oder Produktzuordnungen abweichen. Im formellen Audit gilt: Nachkauf grundsätzlich zum Listenpreis, in EAs teils mit Zuschlag und Auditkosten oberhalb einer Unterlizenzierungs-Schwelle, umso wertvoller ist jede vorher geschlossene Lücke.

10. Lessons Learned festhalten

Dokumentieren Sie nach Abschluss, welche Lücken gefunden wurden, welche Nachweise fehlten und wie lange welche Schritte dauerten. Überführen Sie die Inventur aus Punkt 1 in einen laufenden Prozess mit festem Rhythmus, wie ihn der Ratgeber Lizenzmanagement (SAM) beschreibt. Das nächste Prüfschreiben trifft dann auf ein vorbereitetes Haus.

Praxisbeispiel: 25-Mitarbeiter-Betrieb im SAM Engagement

Ein Maschinenbauer mit 25 Mitarbeitern erhält die Einladung zu einem SAM Engagement. Statt sofort zuzusagen, verhandelt die Geschäftsführung vier Wochen Vorlauf und erstellt in dieser Zeit die eigene Bilanz: Inventur per slmgr und ospp.vbs, Abgleich mit Rechnungen und Agreement-Nummern, CAL-Zählung. Ergebnis: 2 fehlende RDS-CALs und ein Office-Posten ohne Beleg, aber auch 6 ungenutzte Lizenzen. Der Betrieb kauft die 2 RDS-CALs als geprüfte Gebrauchtlizenzen nach, lässt sich vom Händler die Rechtekette-Dokumentation des Altpostens nachreichen und geht erst dann in die Datenerhebung. Die ELP des Prüfers bestätigt die eigene Bilanz, es gibt keinen Nachkauf zum Listenpreis, und die 6 Überhänge werden anschließend verkauft.

Fazit

Ein Microsoft-Audit gewinnt, wer vor der ersten Datenübergabe fertig ist: Bestand, eigene ELP, Nachweise samt Rechtekette und CAL-Bilanz stehen, bevor Verfahren, Fristen und Kommunikation verhandelt werden, und der ELP-Entwurf wird kommentiert statt abgenickt. Die 10 Punkte oben sind bewusst als abhakbares Arbeitsdokument gehalten; drucken Sie die Tabelle aus und hängen Sie sie an die Projektakte. Fehlbestände schließen Sie am wirtschaftlichsten mit geprüften Gebrauchtlizenzen aus dem Lyzio-Shop; bei Fragen zur audit-festen Dokumentation hilft die persönliche Beratung.

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