Lizenzen inventarisieren: Bestandsaufnahme mit Bordmitteln

Schritt 1: Scope und Stichtag festlegen

Bevor das erste Skript läuft, steht der Rahmen: Welche Produkte werden erfasst (Windows-Clients, Windows Server, Office, SQL Server), welche Geräte gehören dazu (auch Homeoffice-Notebooks, VMs, stillgelegte Maschinen mit gültiger Lizenz) und auf welchen Stichtag bezieht sich die Aufnahme? Ein fester Stichtag macht die Liste später vergleichbar und verhandlungsfest, etwa gegenüber einem Auditor. Legen Sie außerdem fest, wer die Liste führt und wo sie liegt. Die Inventur ist dabei bewusst nur die Momentaufnahme; den dauerhaften Prozess dahinter beschreibt der Ratgeber Lizenzmanagement (SAM).

Schritt 2 und 3: Windows und Office je Gerät abfragen

Schritt 2, Windows: Auf jedem Gerät liefert das mitgelieferte Skript slmgr.vbs (Pfad Windows\system32, Aufruf am besten per cscript) die Lizenzdaten ohne Administratorrechte:

1. cscript slmgr.vbs /dli zeigt Edition, Lizenzbeschreibung, Teil-Produktschlüssel und Lizenzstatus.
2. cscript slmgr.vbs /dlv liefert die ausführliche Fassung, unter anderem mit Aktivierungs-ID und bei KMS-Clients den Host-Informationen; diese Ausgabe gehört in die Dokumentation.
3. Remote geht es mit slmgr.vbs <ComputerName> <User> <Password> /dlv; für Flotten empfiehlt Microsoft allerdings ausdrücklich VAMT oder WMI-Skripte (Schritt 4 und 5).

Wie Sie die Ausgaben im Detail deuten, erklärt die Anleitung Windows-Aktivierung prüfen; alle Optionen listet die slmgr-Befehlsreferenz.

Schritt 3, Office-Volumenlizenzen: Für Office LTSC 2024/2021, 2019 und 2016 (inklusive Project und Visio als Volumenlizenz) ist ospp.vbs zuständig, Pfad Program Files\Microsoft Office\root\Office16, Aufruf per cscript in einer erhöhten Eingabeaufforderung:

1. cscript ospp.vbs /dstatus zeigt die Lizenzinformationen der installierten Produktschlüssel, inklusive der letzten 5 Key-Stellen.
2. cscript ospp.vbs /dstatusall erfasst alle installierten Lizenzen; remote funktioniert der Aufruf mit [ComputerName] [User] [Password], sofern die Firewall WMI-Traffic erlaubt.

Schritt 4 und 5: WMI und VAMT für die Masse

Schritt 4, WMI/PowerShell: Für skriptgesteuerte Abfragen über viele Geräte dokumentiert Microsoft die WMI-Klasse SoftwareLicensingProduct (Namespace Root\CIMV2, verfügbar seit Windows 7 bzw. Windows Server 2008 R2). Relevante Felder für die Bestandsliste: Name, Description, LicenseFamily, PartialProductKey (letzte 5 Key-Stellen), KeyManagementServiceMachine und LicenseStatus mit den offiziellen Werten 0 = Unlicensed bis 6 = ExtendedGrace (1 = Licensed ist der Zielzustand). Abfragen lassen sich etwa per Get-CimInstance SoftwareLicensingProduct mit Filter auf einen gesetzten PartialProductKey umsetzen und je Gerät als CSV-Zeile exportieren.

Schritt 5, VAMT: Das Volume Activation Management Tool ist Microsofts Bordmittel für die zentrale Aktivierungs-Inventur on-prem: Es fragt den Lizenz- und Aktivierungsstatus aller verwalteten Rechner grafisch ab (lokale Adminrechte auf den Zielsystemen vorausgesetzt) und deckt Windows, Windows Server und Office ab, auch MAK- und Offline-Szenarien. Bezug: Bestandteil des Windows ADK (Feature „Volume Activation Management Tool" anhaken), dazu eine SQL-Server-Instanz, wobei SQL Server Express genügt. Office LTSC 2024/2021 und 2019 erfordern mindestens VAMT 3.1; für LTSC 2024 sind zusätzlich die Office-Supportdateien von Microsoft zu importieren.

Schritt 6: Admin-Portale richtig einordnen

Die Cloud-Portale ergänzen die Inventur, ersetzen sie aber nicht:

• Microsoft 365 admin center, Activations-Report (Reports > Usage > Microsoft 365 Apps > Activations): zeigt je Nutzer die Zahl aktivierter Geräte und die letzte Aktivierung, mit CSV-Export.
• Intune, Discovered apps (Apps > Monitor > Discovered apps): Software-Inventar aller enrollten Geräte mit Name, Version, Publisher und Gerätezahl, ebenfalls mit CSV-Export. Es zeigt installierte Software, aber nicht den Lizenz- oder Aktivierungskanal.

Kaufbelege und Nachweise zuordnen

Die technische Aufnahme ist nur die halbe Inventur: Jedem Lizenzposten gehören die kaufmännischen Nachweise zugeordnet, denn die Darlegungs- und Beweislast für den rechtmäßigen Lizenzbesitz liegt beim Nutzer. Konkret heißt das:

• Rechnungen und Lizenzbestätigungen inklusive Agreement-Nummern aus Volumenlizenzverträgen,
• Vertriebskanal je Posten (Volumenlizenz, OEM, Retail, gebraucht), weil daran Rechte wie Übertragbarkeit und Downgrade hängen,
• bei Gebrauchtlizenzen die Rechtekette: Herkunftsnachweis und Lieferantenerklärung, dass der Voreigentümer die Lizenzen rechtmäßig in der EU erworben, bezahlt und seine Kopien unbrauchbar gemacht hat, bei aufgespaltenen Volumenpaketen zusätzlich der Nachweis der Einzellizenz-Struktur. Was im Detail hineingehört, erklärt der Ratgeber Rechtekette und Vernichtungserklärung.

Seriöse Gebrauchtlizenz-Händler liefern diese Dokumentation mit; bei der Lyzio GmbH gehört sie zu jedem Posten. Fehlt sie bei Altbeständen, notieren Sie das als offenen Punkt in der Liste, genau solche Lücken will man vor einem Audit kennen, nicht währenddessen (siehe Audit-Checkliste).

Die Bestandsliste: Spaltenvorlage

Diese Spaltenstruktur hat sich bewährt; eine Zeile entspricht einem Gerät-Produkt-Paar:

Praxisbeispiel: Inventur bei 25 Mitarbeitern

Ein Handelsbetrieb mit 25 Mitarbeitern, 28 Windows-Geräten und einem Windows Server nimmt den Bestand erstmals auf. Der IT-Dienstleister verteilt ein Skript, das je Gerät cscript slmgr.vbs /dlv und cscript ospp.vbs /dstatus in eine zentrale Ablage schreibt, und überträgt die Werte in die Spaltenvorlage. Ergebnis nach einem Nachmittag: 22 Geräte mit Office LTSC 2021 als KMS-Client, 4 mit Microsoft-365-Apps (die nur im Admin-Center-Report auftauchen), 2 Geräte mit LicenseStatus 5 (Notification) und 3 Office-Posten ohne zuordenbare Rechnung. Die Firma kauft 3 fehlende Nachweise beim Händler nach, dokumentiert die Rechtekette und verkauft 5 nicht mehr genutzte Office-2019-Lizenzen aus einem Altbestand. Die Liste dient seither als Grundlage der jährlichen Folge-Inventur.

Fazit

Eine belastbare Lizenzinventur braucht keine SAM-Suite: Scope festlegen, je Gerät slmgr und ospp.vbs auslesen, per WMI und VAMT auf die Flotte skalieren, Abo-Produkte getrennt über das Admin Center erfassen und jedem Posten die Kaufbelege samt Rechtekette zuordnen. Die Spaltenvorlage oben macht daraus eine Liste, die Migrationen, Nachkäufe und Audits gleichermaßen trägt. Fehlbestände decken Sie am günstigsten mit geprüften Gebrauchtlizenzen aus dem Lyzio-Shop; nicht mehr benötigte Posten verwandelt der Lizenz-Ankauf mit einem Angebot binnen 24 h zurück in Budget.

Häufige Fragen