Office kaufen oder Microsoft 365 abonnieren? Die TCO-Rechnung

Die Kurzantwort

Es gibt keinen pauschalen Sieger, aber eine klare Faustregel: Je länger Sie Office unverändert nutzen und je weniger Cloud-Dienste Sie brauchen, desto deutlicher rechnet sich der Kauf. Je wichtiger Teams, gehostete Postfächer (Exchange Online) und laufende Funktionsupdates sind, desto eher lohnt das Abo. Dazwischen liegt die in der Praxis häufigste Lösung: ein Mischmodell, das beide Welten kombiniert.

Wichtig für die Kostenseite: Kauflizenzen sind in der EU auch gebraucht handelbar, geprüfte gebrauchte Volumenlizenzen kosten bis zu 80 Prozent weniger als der Neupreis. Das verschiebt die TCO-Rechnung spürbar zugunsten des Kaufs. Die rechtlichen Grundlagen erklärt unser Ratgeber Gebrauchtsoftware legal kaufen.

Kauflizenz und Abo im Grundvergleich

Hinter „Office kaufen" steht heute Office LTSC 2024 (Volumenlizenz, unbefristet, gerätebezogen), hinter „Office abonnieren" stehen die Microsoft-365-Pläne (nutzerbezogen, befristet, mit Cloud-Diensten). Die Modelle unterscheiden sich grundsätzlich:

Die TCO-Rechnung: 25 Mitarbeiter über 3, 5 und 7 Jahre

Für die Gesamtkostenbetrachtung (Total Cost of Ownership) nehmen wir ein typisches mittelständisches Unternehmen mit 25 Office-Arbeitsplätzen. Auf der Abo-Seite rechnen wir mit Microsoft 365 Business Standard, dem Standardplan für diese Unternehmensgröße: Er kostet seit dem 01.07.2026 ca. 14 USD netto pro Nutzer und Monat im Jahresabo (vorher ca. 12,50 USD).

Abo-Kosten: Microsoft 365 Business Standard für 25 Nutzer

Diese Summen sind konservativ gerechnet: Sie unterstellen konstante Preise über die gesamte Laufzeit. Die Realität der letzten Jahre sah anders aus, zuletzt stieg Business Standard zum 01.07.2026 um rund 12 Prozent. Jede weitere Erhöhung wirkt im Abo sofort auf alle Nutzer.

Kauf-Kosten: Office LTSC 2024 für 25 Geräte

Auf der Kaufseite steht eine einmalige Investition pro Gerät, danach fallen keine Lizenzgebühren mehr an. Konkrete Beträge nennen wir hier bewusst nicht, da sich Gebrauchtlizenz-Preise laufend ändern; verbindliche Tagespreise finden Sie im Shop auf lyzio.de. Für die TCO-Struktur zählen drei Punkte:

• 3-Jahres-Horizont: Eine heute gekaufte Office-LTSC-2024-Lizenz wird bis zum 09.10.2029 mit Sicherheitsupdates versorgt, der Zeitraum ist also komplett mit dem Einmalkauf abgedeckt. Es entstehen keinerlei laufende Kosten.
• 5-Jahres-Horizont: Gegen Ende des Zeitraums (Oktober 2029) läuft der Support von LTSC 2024 aus. Wer dann aktuell bleiben will, plant einen Nachfolgekauf ein; wer die Software ohne Updates weiternutzt, trägt das entsprechende Risiko. Auch mit einem vollständigen zweiten Lizenzkauf bleibt die Kaufvariante strukturell im Vorteil, wenn Gebrauchtlizenzen mit bis zu 80 % Ersparnis eingesetzt werden.
• 7-Jahres-Horizont: Realistisch sind zwei Lizenzgenerationen (etwa 2024 und ein Nachfolger ab 2029). Das Abo summiert sich im selben Zeitraum auf ca. 29.400 USD netto, allein für die 25 Nutzer und ohne Preiserhöhungen.
• Restwert: Ausgemusterte Kauflizenzen lassen sich beim Generationswechsel wieder verkaufen (Ankauf-Angebot binnen 24 Stunden über lyzio.de/verkaufen), ein Posten, den das Abo prinzipbedingt nicht kennt.

Die ehrliche Einordnung

Der reine Lizenzkosten-Vergleich erzählt nicht die ganze Geschichte. Im Abo stecken Leistungen, die auf der Kaufseite entweder nicht existieren oder separat beschafft werden müssen: gehostete Postfächer in Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive-Speicher und laufende Funktionsupdates. Wer diese Dienste ohnehin braucht, müsste sie in der Kaufvariante anders lösen (etwa durch einen eigenen Mailserver mit eigenen Kosten) und dann relativiert sich der Abo-Preis. Wer sie nicht braucht, bezahlt sie im Abo trotzdem mit, Monat für Monat. Genau deshalb führt an einer Bedarfsanalyse kein Weg vorbei. Eine erste Orientierung für Ihre Stückzahlen liefert der Lyzio-Lizenzrechner.

Was nur das Abo bietet

Fairerweise: Es gibt Anforderungen, die eine Kauflizenz nicht abdeckt. Microsoft 365 ist die richtige Wahl, wenn folgende Punkte zum Pflichtenheft gehören:

• Exchange Online und Teams: Gehostete Postfächer und die Kollaborationsplattform gibt es nur im Abo. Das wiegt umso schwerer, seit es für Exchange on-premises keine klassischen Kauflizenzen mehr gibt (Exchange SE erfordert Abo oder aktive Software Assurance, Details auf unserer Exchange-Server-Seite).
• Laufende Funktionsupdates: Neue Features erreichen nur Microsoft-365-Apps; LTSC-Versionen bleiben auf ihrem Release-Stand.
• Nutzerbasierte Lizenzierung: Ein Nutzer, mehrere Geräte (Notebook, Desktop, Tablet) mit einer Lizenz, praktisch bei mobilen und hybriden Arbeitsmodellen.
• Echtzeit-Co-Autorenschaft und Cloud-Speicher: Gemeinsames Arbeiten am selben Dokument sowie OneDrive/SharePoint sind Abo-Funktionen.
• Planbare Betriebsausgaben: Statt einer Anfangsinvestition laufende OPEX, was manche Finanzplanung bevorzugt.

Was für die Kauflizenz spricht

• Unbefristetes Nutzungsrecht: Die Software gehört dauerhaft zur IT-Ausstattung; das Nutzungsrecht endet nicht mit einer Zahlungsperiode.
• Kostendeckelung: Nach dem Einmalkauf fallen keine Lizenzgebühren mehr an, Preiserhöhungen des Herstellers betreffen Sie nicht.
• Gebrauchtmarkt: Geprüfte gebrauchte Volumenlizenzen senken die Investition um bis zu 80 Prozent gegenüber dem Neupreis, rechtssicher auf Basis von EuGH C-128/11 und BGH I ZR 8/13 bei dokumentierter Rechtekette (keine Rechtsberatung). Mehr dazu im Vergleich Neulizenz vs. Gebrauchtlizenz.
• Unabhängigkeit von der Cloud: Volle Funktion ohne Internetanbindung, wichtig für regulierte, abgeschottete oder einfach pragmatisch organisierte Umgebungen.
• Restwert und Wiederverkauf: Beim Generationswechsel lassen sich Altlizenzen verkaufen; ein Abo verfällt ersatzlos.
• Stabilität: Kein ungefragtes Feature-Update verändert Oberflächen oder Abläufe, relevant für Schulungsaufwand und Fachverfahren.

Welche Kaufversion heute sinnvoll ist, zeigt der Vergleich Office 2021 vs. Office 2024: Seit dem Supportende von Office LTSC 2021 am 13.10.2026 führt am aktuellen Office LTSC 2024 (Support bis 09.10.2029) kein Weg vorbei.

Der Entscheidungsbaum

Vier Fragen führen in der Praxis fast immer zur richtigen Entscheidung:

1. Brauchen Sie Exchange Online, Teams oder SharePoint aus der Cloud?
   Ja → Microsoft 365 (mindestens für die betroffenen Nutzer). Nein → weiter zu Frage 2.
2. Brauchen Ihre Anwender laufend neue Funktionen oder KI-Features?
   Ja → Microsoft 365. Nein → weiter zu Frage 3.
3. Planen Sie die Nutzung über mindestens 3 Jahre auf stabilen Arbeitsplätzen?
   Ja → Kauflizenz Office LTSC 2024, idealerweise gebraucht. Nein (kurzfristiger oder stark schwankender Bedarf) → Abo bleibt flexibler.
4. Gilt die Antwort für alle Arbeitsplätze gleich?
   Nein → Mischmodell: Kauflizenzen für Standard-Arbeitsplätze, Abo-Pläne für Cloud-Nutzer. Ja → entsprechend einheitlich lizenzieren.

Empfehlung je Unternehmenstyp

Einen Überblick über alle Microsoft-365-Pläne und ihre Listenpreise bietet unsere Seite Microsoft 365: Pläne und Preise; alle Kaufversionen von 2016 bis 2024 vergleicht der Office-Versionsvergleich.

Fazit

Die TCO-Rechnung ist eindeutig, sobald das Anforderungsprofil klar ist: 25 Microsoft-365-Business-Standard-Nutzer kosten über 7 Jahre ca. 29.400 USD netto an reinen Listenpreis-Gebühren, während Kauflizenzen im selben Zeitraum mit ein bis zwei Einmalinvestitionen auskommen, als geprüfte Gebrauchtlizenzen bis zu 80 Prozent unter Neupreis und am Ende mit Restwert. Wer Cloud-Dienste wirklich nutzt, bekommt im Abo dafür echten Gegenwert; wer nur Word, Excel, PowerPoint und Outlook braucht, bezahlt im Abo dauerhaft für Ungenutztes. Rechnen Sie Ihr Szenario durch und holen Sie sich die Kaufoption zum Gebrauchtpreis: aktuelle Office-Lizenzen im Lyzio-Shop.

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