SharePoint CALs: das Lizenzmodell

Server/CAL-Modell: so wird SharePoint lizenziert

SharePoint Server folgt dem klassischen zweistufigen Modell: eine Serverlizenz je laufender Instanz plus Client Access Licenses (CALs) für alle zugreifenden Nutzer oder Geräte. Diese Seite konzentriert sich auf die CAL-Seite, also auf die Frage, wer welche CAL in welcher Stückzahl braucht. Die Serverlizenz, die Versionslage und das Abo-Modell der Subscription Edition behandelt die Produktseite SharePoint Server Lizenz: EOL-Lage und Subscription Edition.

Wie bei Exchange gilt auch hier: SharePoint CALs kommen zur Windows-Server-CAL hinzu. Ein Mitarbeiter, der sich im Firmennetz anmeldet und das Intranet auf SharePoint nutzt, braucht eine Windows Server CAL und eine SharePoint CAL. Das Grundsystem mit allen CAL-Arten erklärt der Überblick CALs erklärt: das Windows-Server-CAL-System.

Standard und Enterprise CAL: die Additiv-Regel

SharePoint verwendet Microsofts Base-and-Additive-Systematik: Die Standard CAL ist die Base CAL und für jeden Zugriff Pflicht, die Enterprise CAL ist eine Additive CAL und wird immer zusätzlich zur Standard CAL lizenziert, nie allein. Microsofts Guidance „Base and Additive CALs“ formuliert die Regel produktübergreifend: „Access to advanced functionality associated with an Additive CAL requires the appropriate Additive CAL in addition to the Base CAL.“

Dass SharePoint dieser Systematik folgt, zeigen auch die aktuellen Product Terms: In Microsofts Äquivalenzliste für CAL-Suiten sind „SharePoint Server Subscription Edition Base CAL“ und „Additive CAL“ als getrennte Positionen geführt. Wer Enterprise-Funktionen für einen Nutzer freischalten will, rechnet also immer zwei CAL-Positionen: eine Standard CAL plus eine Enterprise CAL.

Dieselbe Logik gilt bei Exchange Server, dort mit einer primär belegten Funktionsliste der Enterprise CAL. Die Parallelen und Unterschiede zeigt die Schwesterseite Exchange Server CALs: Standard und Enterprise erklärt.

Was die Enterprise CAL abdeckt (mit Vorbehalt)

Die Standard CAL deckt die Kernnutzung von SharePoint ab: Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung, Intranet-Portale. Für die Enterprise CAL nennt ältere Microsoft-Dokumentation vor allem drei Funktionsbereiche: Business-Intelligence-Funktionen, Enterprise Search und Formulardienste. Eine aktuelle, primär belegte Funktionsliste in dieser Detailtiefe veröffentlicht Microsoft für die heutigen Versionen nicht mehr; verbindlich ist der Funktionszuschnitt, den die Product Terms und die Produktdokumentation Ihrer konkreten SharePoint-Version ausweisen.

Für die Planung bedeutet der Vorbehalt vor allem eines: Kaufen Sie Enterprise CALs bedarfsgenau für die Nutzergruppe, die die erweiterten Funktionen nachweislich verwendet, und dokumentieren Sie diese Zuordnung. Das spart Budget und macht die Lizenzbilanz im Prüfungsfall nachvollziehbar, mehr dazu im Ratgeber Microsoft-Lizenzaudit: Ablauf, Rechte, Vorbereitung.

User CAL, Device CAL und Typbindung

Standard- und Enterprise-CAL gibt es jeweils als User CAL (ein benannter Nutzer, beliebig viele Geräte) und als Device CAL (ein Gerät, beliebig viele Nutzer). Die Wahl folgt dem Mengengerüst: Büroarbeitsplätze mit PC, Notebook und Smartphone sprechen für User CALs, geteilte Terminals in Produktion oder Schichtbetrieb für Device CALs. Die durchgerechneten Szenarien stehen im Vergleich User CAL vs. Device CAL.

Aus der Additiv-Systematik folgt die Typbindung: Eine Enterprise User CAL setzt eine Standard User CAL voraus, eine Enterprise Device CAL eine Standard Device CAL. Base und Additive müssen je Nutzer beziehungsweise Gerät also vom gleichen Typ sein. Mischbetrieb beider Typen im Unternehmen bleibt zulässig, nur innerhalb eines CAL-Paars darf der Typ nicht wechseln.

Supportende 14.07.2026 und die SE-Lage

SharePoint Server 2016 und SharePoint Server 2019 sind am 14.07.2026 gemeinsam aus dem Extended Support gefallen, seit rund drei Monaten gibt es für beide Versionen keine Sicherheitsupdates mehr. Die einzige unterstützte On-Premises-Version ist die SharePoint Server Subscription Edition (SE) unter der Modern Lifecycle Policy, also mit laufenden Updates statt festem Enddatum.

Für die SE gilt dieselbe Lizenzmechanik wie bei Exchange SE: Betrieb und Zugriff setzen Abo-Lizenzen oder Kauflizenzen mit aktiver Software Assurance voraus, und zwar dauerhaft und ausdrücklich auch für die CALs. Reine Kauflizenzen ohne SA gibt es für die SE nicht mehr; läuft die SA aus, verbleibt nur das Nutzungsrecht an der Version 2019. Klassische Kauf-CALs ohne SA berechtigen damit nicht zum Zugriff auf einen SE-Server.

Ehrlich eingeordnet: Gebrauchte SharePoint-2016/2019-CALs sind das richtige Werkzeug, um dokumentierte Bestandsumgebungen nachzulizenzieren, etwa für die Restlaufzeit bis zur geplanten Migration oder zur Schließung einer Audit-Lücke. Ein dauerhafter Weiterbetrieb ohne Sicherheitsupdates ist dagegen ein Betriebsrisiko, das Sie bewusst befristen sollten. Alle Termine im Überblick liefert die Support-Ende-Übersicht.

Indirekter Zugriff: die Multiplexing-Regel

SharePoint CALs gehören zur zugriffsbasierten Lizenzierung, deshalb gilt Microsofts Multiplexing-Regel: „Multiplexing does not reduce the number of licenses needed.“ Vorgeschaltete Portale, Schnittstellen oder Automatisierungen reduzieren den CAL-Bedarf nicht. Wer SharePoint-Inhalte über eine andere Anwendung bezieht oder über einen automatisierten Prozess bereitgestellt bekommt, bleibt CAL-pflichtig; ausgenommen sind nur manuell weitergegebene Dateien und Papierausdrucke.

Die ausführliche Multiplexing-Analyse mit Beispielen und Audit-Praxis steht auf der Schwesterseite SQL Server CALs: Server+CAL richtig einsetzen, denn bei SQL Server ist diese Falle in Prüfungen am häufigsten und am teuersten.

Rechenbeispiel: 25 Mitarbeiter

Eine Firma mit 25 Mitarbeitern betreibt in einer dokumentierten Bestandsumgebung einen SharePoint Server 2019 als Intranet und Dokumentenablage. Alle 25 Mitarbeiter nutzen die Kernfunktionen. Sechs Nutzer im Controlling arbeiten zusätzlich mit erweiterten Auswertungsfunktionen, die laut Dokumentation der eingesetzten Version der Enterprise CAL zugeordnet sind. Alle arbeiten mit PC und Smartphone, also User CALs:

In Summe sind das 31 SharePoint-CAL-Positionen, nicht 25. Der klassische Planungsfehler wäre, die 6 Controlling-Nutzer nur mit Enterprise CALs auszustatten und bei den Standard CALs auf 19 zu kürzen. Da die CAL-Position linear mit der Belegschaft wächst, lohnt gerade hier der Gebrauchtkauf mit bis zu 80 % Ersparnis gegenüber dem Neupreis (netto). Für die schnelle Überschlagsrechnung Ihrer Konstellation gibt es den Lizenzrechner auf lyzio.de.

Rechtlich ist der Gebrauchtkauf von Volumenlizenzen in der EU abgesichert (EuGH C-128/11, BGH I ZR 8/13), entscheidend sind dokumentierte Rechtekette und Vernichtungserklärung des Vorbesitzers. Die Details erklärt der Ratgeber Gebrauchtsoftware legal kaufen; keine Rechtsberatung.

Fazit

Das SharePoint-CAL-Modell ist schnell erklärt und leicht falsch gerechnet: Standard CAL für jeden Zugriff, Enterprise CAL nur zusätzlich und typgebunden, beide Stufen als User- oder Device-Variante, und obendrauf bleibt die Windows Server CAL Pflicht. Seit dem 14.07.2026 sind SharePoint 2016 und 2019 ohne Support, die Subscription Edition verlangt Abo oder aktive SA, auch bei den CALs. Für dokumentierte Bestandsumgebungen bleiben klassische Kauf-CALs der wirtschaftliche Weg, gebraucht mit bis zu 80 % Ersparnis. Eine unverbindliche Einschätzung zu Ihrer CAL-Stückliste erhalten Sie über lyzio.de/kontakt.

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