Microsoft-Lizenzen für Schulen und Hochschulen

Die Rechtslage: Bildungsträger sind öffentliche Auftraggeber

Wer für eine Schule oder Hochschule Software beschafft, beschafft in aller Regel für die öffentliche Hand: Schulträger sind meist Kommunen oder Länder, staatliche Hochschulen Körperschaften des öffentlichen Rechts. Damit gelten Vergaberecht und Haushaltsrecht, und beide sprechen für die Zulassung gebrauchter Lizenzen.

Die urheberrechtliche Grundlage ist seit 2012 geklärt: Der EuGH hat im UsedSoft-Urteil (C-128/11) entschieden, dass unbefristet erworbene Programmkopien weiterverkauft werden dürfen, auch wenn sie per Download vertrieben wurden; der BGH hat 2014 (I ZR 8/13) die Aufspaltung von Volumenlizenzen in einzeln handelbare Lizenzen für zulässig erklärt. Alle Urteile und Voraussetzungen haben wir auf den Seiten Gebrauchte Software legal kaufen und Das UsedSoft-Urteil erklärt dokumentiert.

Für die Vergabepraxis ist die Leitentscheidung der Beschluss der Vergabekammer Westfalen vom 01.03.2016 (VK 1-02/16): Ein Kreis hatte rund 1.500 Microsoft-Office-Lizenzen EU-weit ausgeschrieben, aber nur Neulizenzen und nur Microsoft-Partner als Lieferanten zugelassen. Die Kammer entschied:

• Der pauschale Ausschluss gebrauchter Lizenzen ist vergaberechtswidrig. Gebrauchte Lizenzen sind technisch gleichwertig; pauschale rechtliche Bedenken sind nach den UsedSoft-Entscheidungen von EuGH und BGH nicht tragfähig.
• Die Festlegung auf Neusoftware verstößt gegen die produktneutrale Ausschreibung (heute § 31 Abs. 6 VgV).
• Die Beschränkung auf Microsoft-Partner verstößt gegen den Wettbewerbsgrundsatz.

Bereits 2008 hatte die VK Düsseldorf die Beschränkung einer Ausschreibung auf Microsoft-Vertragshändler beanstandet (VK-7/2008-L; Volltext nicht frei verfügbar, Fachpresse-Beleg). Und die Praxis zieht mit: Die Stadt München etwa hat 2.000 gebrauchte Windows-Lizenzen ausgeschrieben. Die vollständige vergaberechtliche Aufbereitung mit Nachweiskatalog und Musterformulierung finden Sie auf unserer Schwesterseite Microsoft-Lizenzen für Behörden; diese Seite hier konzentriert sich auf die Besonderheiten der Bildungswelt.

Wirtschaftlichkeitsgebot: der Haushalt entscheidet mit

Bildungs-IT konkurriert im Haushalt mit Personal, Gebäuden und Lehrmitteln. Genau hier setzt das Haushaltsrecht an: § 7 BHO verpflichtet den Bund auf Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und verlangt für geeignete Maßnahmen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen; für Länder und Kommunen, also die typischen Schulträger, gelten die entsprechenden Vorschriften der Landeshaushaltsordnungen und Gemeindehaushaltsrechte. Die Fachliteratur folgert daraus: Da Gebrauchtlizenzen typischerweise deutlich günstiger sind und kein sachlicher Grund für eine Ungleichbehandlung besteht, dürfen Auftraggeber die Beschaffung weder auf neue noch auf gebrauchte Software beschränken.

Für Schulleitungen, Medienzentren und Hochschul-Rechenzentren heißt das praktisch: Wer bei unbefristet benötigter Software (Office für die Verwaltung, Windows Server samt CALs, Fach-PC-Ausstattung) den Gebrauchtmarkt gar nicht erst prüft, verfehlt das Gebot, die wirtschaftlichste Lösung zu ermitteln, und verschenkt Budget, das im Unterricht fehlt.

EES und Academic-Pläne: was Microsofts Bildungsprogramme leisten

Microsoft bedient Bildungseinrichtungen über eigene Programme. Die wichtigsten Eckpunkte, soweit öffentlich dokumentiert:

• EES (Enrollment for Education Solutions): Microsofts Abo-Programm unter dem Campus and School Agreement. Lizenziert wird organisationsweit per Subscription mit jährlicher Zählung der Nutzer (FTE-Zählung von Lehr- und Verwaltungspersonal; Studierende optional) und jährlicher Bestellung und Abrechnung. Entscheidend: Es entstehen keine dauerhaften Lizenzen; ein dokumentierter EES-Vertrag einer US-Universität beschreibt das Programm ausdrücklich als Miete auf Vertragslaufzeit ohne Erwerb permanenter Softwarelizenzen.
• Education-Planfamilie (Cloud): Microsoft führt eigene Pläne Office 365 A1/A3/A5 und Microsoft 365 A1/A3/A5 mit unbegrenzter Nutzerzahl; A1 ist je nach Variante kostenlos bzw. eine Gerätelizenz.
• Academic-Rabatte: Konkrete Rabattsätze publiziert Microsoft nicht öffentlich. Aktuelle Konditionen, Mindestgrößen und die heutige Produktpalette des EES erfragen Sie direkt beim Microsoft-Bildungspartner Ihrer Einrichtung; wir nennen hier bewusst keine Zahlen, die sich nicht belegen lassen.

Wichtig für die Einordnung: Beides schließt sich nicht aus. Viele Einrichtungen fahren zweigleisig, Cloud-Abos für die pädagogische Zusammenarbeit, unbefristete Kauflizenzen überall dort, wo ein Gerät schlicht ein Office und ein Serverzugriff braucht. Die Grundsatzabwägung zwischen Kauf und Abo haben wir im Ratgeber Office kaufen oder abonnieren durchgerechnet.

Wo Gebrauchtlizenzen in Schule und Hochschule passen

Gebrauchte Volumenlizenzen sind unbefristete, gerätebezogene Kauflizenzen. Ihre Stärken spielen sie dort aus, wo Geräte lange laufen und keine Cloud-Funktionen brauchen:

• Schul- und Hochschulverwaltung: Sekretariat, Schulleitung, Prüfungsamt und Verwaltung arbeiten mit klassischen Office-Arbeitsplätzen. Eine gebrauchte Office-Volumenlizenz (etwa Office LTSC 2024) deckt das unbefristet ab.
• Fach- und Labor-PCs: Rechner in IT-Räumen, Laboren, Bibliotheken oder an Messgeräten haben einen festen Funktionsumfang und profitieren von unbefristeten Lizenzen ohne Abo-Verlängerungsrisiko.
• Server und CALs: Schulserver, Datei- und Verwaltungsdienste benötigen Windows-Server-Lizenzen plus Zugriffslizenzen; wie das CAL-System funktioniert, erklärt unsere Seite Windows Server CALs.

Eine Grenze gehört ehrlich benannt: EES-Lizenzen scheiden als Gebrauchtware aus, weil sie nicht unbefristet sind. Und ob gebrauchte Academic-Kauf-SKUs an Nicht-Bildungskunden übertragbar sind, ist öffentlich nicht dokumentiert; der etablierte und rechtlich abgesicherte Weg ist der Kauf regulärer gebrauchter Volumenlizenzen aus dem Unternehmensmarkt, wie ihn auch die oben zitierte Vergabepraxis zugrunde legt.

Saubere Beschaffung: Nachweise und Dokumentation

Die berechtigte Frage jeder Schulverwaltung lautet: Woran erkenne ich ein sauberes Angebot? Die Antwort ist standardisiert. Der Auftraggeber darf die Darlegung der urheberrechtlichen Erschöpfung verlangen, insbesondere die Rechtekette (Ersterwerber und Folgeerwerber), Belege über die Unbrauchbarmachung aller Kopien bei den Vorerwerbern, den Nachweis des Erstvertriebs in EU/EWR und eine Eigenerklärung des Bieters; nach Fachpresse-Berichten zur VK-Westfalen-Entscheidung genügt als Absicherung auch eine Freistellungserklärung des Händlers. Seriöse Händler liefern diese Unterlagen standardmäßig mit.

Was in Rechtekette und Vernichtungserklärung konkret stehen muss, erklärt unsere Seite Rechtekette und Vernichtungserklärung; den vollständigen Nachweiskatalog für Vergabeunterlagen samt Musterformulierung finden Sie auf der oben verlinkten Behörden-Seite, dort auch die Abwägung, welche Absicherungen eine Vergabestelle verlangen darf.

Beispielrechnung: 25 Arbeitsplätze einer Schulverwaltung

Wie groß der Hebel ist, zeigt eine Modellrechnung für die Verwaltung eines mittelgroßen Schulzentrums: 25 Arbeitsplätze (Sekretariate, Schulleitung, Verwaltung) und ein Server. Wir rechnen bewusst ohne Euro-Beträge in einer Index-Logik: Der Neupreis jeder Position ist der Index 100; geprüfte Gebrauchtlizenzen kosten bis zu 80 % weniger, je nach Produkt, Version und Verfügbarkeit also einen Index ab etwa 20.

Die Lesart: Statt eines Gesamt-Index von 300 für den Neukauf kann dieselbe Ausstattung gebraucht im günstigsten Fall ab einem Index von etwa 60 beschafft werden. Aus dem Budget einer neu ausgestatteten Verwaltung lassen sich so im besten Fall mehrere Standorte ausstatten, oder die Differenz fließt in Endgeräte für den Unterricht. Ihren konkreten Bedarf können Sie mit dem Lizenzrechner auf lyzio.de überschlagen; das ausführliche Schwesterbeispiel für ein Unternehmen rechnet unsere Seite Microsoft-Lizenzen für KMU durch.

Fazit

Für Schulen und Hochschulen in öffentlicher Trägerschaft ist die Lage klar: Gebrauchte Microsoft-Lizenzen dürfen nicht nur beschafft werden, ihre pauschale Ausklammerung aus Ausschreibungen ist vergaberechtswidrig (VK Westfalen, VK 1-02/16), und das Wirtschaftlichkeitsgebot des Haushaltsrechts spricht aktiv für den Preisvergleich mit dem Gebrauchtmarkt. Microsofts Bildungsprogramme behalten ihren Platz bei Cloud-Kollaboration; für Verwaltung, Fach-PCs und Server sind unbefristete Gebrauchtlizenzen die wirtschaftliche Basis. Wenn Sie für einen Schulträger oder eine Hochschule beschaffen: Die Lyzio GmbH liefert geprüfte Volumenlizenzen mit vollständiger Nachweisdokumentation und berät Sie gern unverbindlich, hier geht es zur Kontaktaufnahme.

Häufige Fragen