Microsoft-Lizenzen für KMU: das 25-Mitarbeiter-Komplettbeispiel

Die Musterfirma: 25 Mitarbeiter, 1 Server, Außendienst

Damit das Beispiel greifbar wird, definieren wir eine fiktive, aber typische Musterfirma: ein mittelständisches Handels- und Serviceunternehmen mit 25 Mitarbeitern. 20 davon arbeiten im Büro an festen PCs, 5 sind im Außendienst mit Notebooks unterwegs. Im Serverraum steht ein einzelner physischer Server mit einem Prozessor und 16 Kernen; darauf laufen zwei virtuelle Maschinen, eine für Verzeichnisdienst, Datei- und Druckdienste, eine für die Warenwirtschaft. E-Mail liegt bereits bei einem externen Anbieter und bleibt hier außen vor.

Station 1: Windows 11 Pro für 25 Arbeitsplätze

Jeder der 25 Arbeitsplätze braucht ein Betriebssystem, im Unternehmensumfeld in der Regel Windows 11 Pro. Neue PCs bringen meist eine OEM-Lizenz mit, die laut Microsoft-EULA an das Gerät der Erstinstallation gebunden ist; bei Altgeräten oder selbst zusammengestellter Hardware muss die Lizenz separat beschafft werden. Hier lohnt der Blick auf den Vertriebskanal: Volumenlizenzen bieten die weitesten Rechte (zentrale Verteilung per Reimaging, Downgrade auf jede frühere Version derselben Edition), während OEM-Windows beim Downgrade typischerweise auf zwei Vorversionen beschränkt ist.

Beim Versionsstand gilt für Windows 11: Home- und Pro-Editionen erhalten je Version 24 Monate Updates. Die Version 24H2 ist am 13.10.2026 aus dem Support gefallen; aktuell sind 25H2 (Support bis 12.10.2027) und die am 29.09.2026 erschienene Version 26H2 (Support bis 10.10.2028). Die Musterfirma plant daher mit 25 Pro-Lizenzen und hält die Geräte per jährlichem Funktionsupdate aktuell. Welche Editionen und Lizenzwege es im Detail gibt, erklärt unser Ratgeber Windows 11 im Unternehmen.

Ergebnis Station 1: 25× Windows 11 Pro. Als geprüfte Gebrauchtlizenz kostet der Posten bis zu 80 % weniger als der Neupreis (netto).

Station 2: Office kaufen (LTSC 2024) oder Microsoft 365?

Für die Bürosoftware stehen zwei grundverschiedene Modelle zur Wahl, die wir im Ratgeber Office kaufen oder abonnieren ausführlich durchrechnen. Hier das Kurzrekap für die Entscheidung:

• Office LTSC 2024 (Kauflizenz): unbefristetes Nutzungsrecht, Vertrieb nur über Volumenlizenz, Support bis 09.10.2029 (5 Jahre, keine Extended-Phase). Die Edition Standard enthält Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote; Professional Plus zusätzlich Access. Teams ist nicht enthalten, Publisher entfällt, Cloud-Funktionen wie Echtzeit-Co-Autoren gibt es nicht. Keine laufenden Kosten, und als Gebrauchtlizenz bis zu 80 % unter Neupreis (netto). Details: Office LTSC 2024 kaufen.
• Microsoft 365 (Abo): laufende Feature-Updates plus Cloud-Dienste, dafür ein Nutzungsrecht auf Zeit, das mit dem Abo endet und nicht weiterveräußerbar ist. Der Listenpreis für Microsoft 365 Business Standard liegt seit der Preisrunde zum 01.07.2026 bei 14,00 USD netto pro Nutzer und Monat im Jahresabo (vorher 12,50 USD, also +12 %).*

Für die Musterfirma heißt das in Zahlen: 25 Nutzer im Abo kosten zum Listenpreis 350 USD netto pro Monat, also 4.200 USD netto pro Jahr, über fünf Jahre 21.000 USD netto, mit dem Risiko weiterer Preisrunden. Die Kauflizenz kostet einmalig und läuft dann ohne Folgekosten bis zum Supportende. Da die Musterfirma weder Access noch Cloud-Co-Authoring benötigt und E-Mail extern liegt, entscheidet sie sich für 25× Office LTSC 2024 Standard; Unternehmen mit Access-Bedarf greifen an den betroffenen Plätzen zu Professional Plus, und wer Teams und Cloud-Speicher täglich braucht, fährt mit Microsoft 365 besser.

* US-Dollar-Listenpreis laut Microsoft-Ankündigung vom 04.12.2025; der deutsche Euro-Listenpreis weicht davon ab (Stand: 15.10.2026). Vor einer Abo-Entscheidung gegen die offizielle Microsoft-Preisliste gegenprüfen.

Station 3: Windows Server und das 16-Core-Minimum

Der Server wird seit Windows Server 2016 pro physischem Core lizenziert, und zwar mit zwei Untergrenzen: mindestens 8 Core-Lizenzen pro Prozessor und mindestens 16 Core-Lizenzen pro Server. Verkauft werden die Lizenzen in 2-Core-Packs (und 16-Core-Packs). Für den Server der Musterfirma mit einem Prozessor und 16 Kernen bedeutet das: genau 16 Core-Lizenzen, das Minimum deckt die Hardware exakt ab.

Bei der Edition reicht Standard: Sie berechtigt je voll lizenziertem Server zum Betrieb von zwei virtuellen Maschinen, genau die Zahl, die die Musterfirma betreibt. Erst wer mehr VMs fährt, muss je weiterer Zweierstufe alle Cores erneut lizenzieren oder auf Datacenter mit unbegrenzter Virtualisierung wechseln. Bei der Version hat die Firma die Wahl: Windows Server 2025 (Mainstream-Support bis 13.11.2029) oder günstiger gebraucht Windows Server 2022, der seit dem 13.10.2026 in der Extended-Phase ist und noch bis 14.10.2031 Sicherheitsupdates erhält. Dank der Volumenlizenz-Downgrade-Rechte deckt auch eine neuere Lizenz jede frühere Version derselben Edition ab. Die ganze Systematik erklärt der Ratgeber Windows-Server-Lizenzierung.

Ergebnis Station 3: 1× Windows Server Standard mit 16 Core-Lizenzen (8× 2-Core-Pack oder 1× 16-Core-Pack).

Station 4: 25 User CALs für den Serverzugriff

Die Serverlizenz allein genügt nicht: Jeder Nutzer oder jedes Gerät, das auf den Windows Server zugreift, braucht zusätzlich eine Client Access License (CAL). Zur Wahl stehen zwei Typen:

• User CAL: gilt für einen benannten Nutzer auf beliebig vielen Geräten.
• Device CAL: gilt für ein Gerät, das beliebig viele Nutzer verwenden (klassisch: Schichtbetrieb an geteilten Arbeitsplätzen).

Die Musterfirma wählt 25 User CALs: Ihre Außendienstler arbeiten mit Notebook und Smartphone, einige Büro-Mitarbeiter zusätzlich am Besprechungsraum-PC, und bei der User CAL spielt die Gerätezahl keine Rolle. Ein Mischbetrieb beider CAL-Typen wäre zulässig, lohnt hier aber nicht. Wichtig für den Einkauf: CALs folgen denselben Downgrade-Regeln wie andere Volumenlizenzen, eine aktuelle CAL deckt also auch ältere Serverversionen ab. Das komplette CAL-System inklusive External Connector für externe Nutzer erklärt unsere Seite Windows Server CALs.

Ergebnis Station 4: 25× Windows Server User CAL, passend zur eingesetzten Serverversion.

Station 5 (optional): Remote Desktop für den Außendienst

Sollen die 5 Außendienstler von unterwegs per Remote-Desktop-Sitzung auf die Warenwirtschaft zugreifen, kommt eine weitere Lizenzschicht hinzu: Für Remote-Desktop-Services ist je zugreifendem Nutzer oder Gerät eine RDS CAL erforderlich, und zwar zusätzlich zur normalen Windows Server CAL. Die Musterfirma bräuchte also 5 RDS User CALs oben auf ihre 25 User CALs. Bei RDS lohnt besondere Sorgfalt bei der Versionszuordnung von CALs und Lizenzserver; die Details samt der Frage, wie Office auf einem Terminalserver zu lizenzieren ist, behandelt der Ratgeber RDS-Lizenzierung.

Ergebnis Station 5: optional 5× RDS User CAL für den Außendienst.

Aktivierung: KMS, MAK oder AD-basierte Aktivierung?

Volumenlizenzen für Windows, Windows Server und Office LTSC werden über eines von drei Verfahren aktiviert; an der Lizenzpflicht selbst ändert die Methode nichts:

• KMS: Ein interner Aktivierungsdienst, den Clients automatisch per DNS finden. Er verlangt eine Mindestschwelle von 25 Client-Rechnern (bzw. 5 Servern); die Musterfirma erreicht sie mit ihren 25 Maschinen gerade so. Aktivierungen gelten 180 Tage und werden automatisch erneuert.
• Active-Directory-basierte Aktivierung (ADBA): ohne Mindestschwelle und ohne dedizierten KMS-Host; domänengebundene Rechner aktivieren sich beim Start automatisch. Für die 20 Büro-PCs der Musterfirma die pflegeleichteste Lösung.
• MAK: einmalige Aktivierung direkt bei Microsoft mit begrenztem Kontingent, danach dauerhaft aktiv. Ideal für die 5 Außendienst-Notebooks, die selten im Firmennetz sind. Bei Kauf über den CSP-Kanal gibt es ohnehin ausschließlich MAK-Keys.

Die Musterfirma kombiniert deshalb ADBA für die Büro-PCs mit MAK für den Außendienst. Welche Methode wann passt und welche typischen Fehlercodes es gibt, zeigt der Ratgeber KMS vs. MAK vs. ADBA.

Gesamtbedarf und Kostenlogik

Damit steht die komplette Lizenzliste der Musterfirma:

Zur Kostenlogik rechnen wir bewusst mit einem Index statt mit erfundenen Euro-Preisen: Setzt man den Neupreis jeder Kauflizenz-Position mit dem Index 100 an, liegen geprüfte Gebrauchtlizenzen je nach Produkt, Version und Verfügbarkeit bis zu 80 % darunter, also bei einem Index ab etwa 20. Auf den Gesamtbedarf der Musterfirma angewendet: Statt eines Neukauf-Gesamtindex von 400 (vier Kauflizenz-Positionen) ist dieselbe Ausstattung gebraucht im günstigsten Fall ab einem Index von etwa 80 zu haben. Die einzige belastbare Euro-Zahl in dieser Rechnung ist der Microsoft-365-Listenpreis von 14,00 USD netto pro Nutzer und Monat als Abo-Vergleichsmaßstab (siehe Station 2). Tagesaktuelle, verbindliche Kaufpreise nennt der Shop auf lyzio.de.

Übrigens funktioniert dieselbe Rechnung auch für die öffentliche Hand: Das Schwesterstück Microsoft-Lizenzen für Behörden zeigt, warum Vergabestellen Gebrauchtlizenzen zulassen müssen und wie die Nachweisführung funktioniert.

Fazit

Ein 25-Mitarbeiter-Unternehmen ist mit vier Bausteinen vollständig lizenziert: 25× Windows 11 Pro, 25× Office LTSC 2024 Standard (oder Microsoft 365, wenn Cloud-Dienste gebraucht werden), 1× Windows Server Standard mit 16 Core-Lizenzen und 25 User CALs, plus optional 5 RDS CALs für den Außendienst. Wer diese Liste als geprüfte Gebrauchtlizenzen beschafft, zahlt bis zu 80 % weniger als beim Neukauf (netto) und bleibt mit dokumentierter Rechtekette auditfest. Lassen Sie Ihren konkreten Bedarf unverbindlich prüfen: zur persönlichen Beratung bei der Lyzio GmbH.

Häufige Fragen