Microsoft-Lizenzen für Behörden: gebraucht in der Vergabe

Die Leitentscheidung: VK Westfalen, VK 1-02/16

Die zentrale vergaberechtliche Entscheidung zu gebrauchter Software stammt von der Vergabekammer Westfalen in Münster: Beschluss vom 01.03.2016, Az. VK 1-02/16 (in der Fachpresse teils als „VK Münster" und mit dem Az. „VK 1-2/16" zitiert).

Der Sachverhalt

Ein Kreis in Nordrhein-Westfalen schrieb EU-weit Microsoft-Office-Lizenzen aus, nach Presseberichten rund 1.500 Stück. Die Vergabeunterlagen ließen jedoch nur Neulizenzen zu und beschränkten den Bieterkreis auf Microsoft-Partnerunternehmen. Eine Händlerin für Gebrauchtsoftware wurde ausgeschlossen und rief die Vergabekammer an, mit Erfolg.

Was die Kammer entschied

• Pauschaler Ausschluss gebrauchter Lizenzen ist vergaberechtswidrig. Gebrauchte Lizenzen sind technisch gleichwertig; pauschale rechtliche Bedenken sind nach den UsedSoft-Entscheidungen von EuGH (C-128/11) und BGH (u. a. I ZR 8/13) nicht tragfähig.
• Die Festlegung auf Neusoftware verstößt gegen die produktneutrale Ausschreibung (heute § 31 Abs. 6 VgV, damals § 8 EG Abs. 7 VOL/A).
• Die Beschränkung auf Microsoft-Partner verstößt gegen den Wettbewerbsgrundsatz. Der Hersteller-Partnerstatus ist kein zulässiges Eignungskriterium für die Lieferung von Standardsoftware.
• Nachweise ja, Überforderung nein: Der Auftraggeber darf Nachweise zu Herkunft der Lizenzen, Händlereigenschaft und Löschung aller Kopien beim Veräußerer verlangen. Nach Fachpresse-Berichten genügt der Kammer als Absicherung bereits eine Freistellungserklärung des Händlers; eine vollständige Offenlegung der Rechtekette gegenüber dem Auftraggeber ist nicht zwingend.

Die rechtliche Grundlage dieser Bewertung, der urheberrechtliche Erschöpfungsgrundsatz, ist auf unserer Seite Gebrauchte Software legal kaufen ausführlich mit allen Urteilen dokumentiert. Kurz gefasst: Der EuGH hat 2012 entschieden, dass auch per Download vertriebene Programmkopien mit unbefristetem Nutzungsrecht weiterverkauft werden dürfen, und der BGH hat 2014 die Aufspaltung von Volumenlizenzen in Einzellizenzen für zulässig erklärt.

Haushaltsrecht: Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit

Für Behörden ist der Blick auf Gebrauchtlizenzen nicht nur erlaubt, er liegt nahe. Denn das Haushaltsrecht verpflichtet die öffentliche Hand zur wirtschaftlichen Beschaffung:

• § 7 BHO: Bei Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten; für geeignete Maßnahmen sind Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durchzuführen. Die Verwaltungsvorschriften zu § 7 BHO verlangen einen dokumentierten Kosten-Nutzen-Vergleich.
• Länder und Kommunen: Für Kommunen gilt die BHO nicht direkt; maßgeblich sind die entsprechenden Vorschriften der Landeshaushaltsordnungen und der Gemeindehaushaltsrechte, inhaltlich mit demselben Wirtschaftlichkeitsgebot.
• Folgerung der Fachliteratur: Da Gebrauchtlizenzen typischerweise deutlich günstiger sind und kein sachlicher Grund für eine Ungleichbehandlung von Neu- und Gebrauchtsoftware besteht, dürfen Auftraggeber die Beschaffung weder auf neue noch auf gebrauchte Software beschränken. Der Behörden Spiegel weist ergänzend darauf hin, dass die Einbindung des Herstellers in das Vergabeverfahren einen Interessenkonflikt nach § 6 VgV auslösen kann.

Praktisch heißt das: Wer eine Ausschreibung so zuschneidet, dass nur Neulizenzen eines bestimmten Vertriebskanals in Frage kommen, riskiert nicht nur eine Rüge im Nachprüfungsverfahren, sondern verfehlt auch das haushaltsrechtliche Gebot, die wirtschaftlichste Lösung zu ermitteln.

Nachweise in der Vergabe: Was der Auftraggeber verlangen darf

Die berechtigte Sorge jeder Vergabestelle lautet: Wie stelle ich sicher, dass die angebotenen Gebrauchtlizenzen sauber sind? Der Beschaffungsleitfaden von Dr. Roderic Ortner (Vergabeblog, 2017) empfiehlt, vor Zuschlag die Darlegung der urheberrechtlichen Erschöpfung zu verlangen; kann der Bieter sie nicht darlegen, ist das Angebot zwingend auszuschließen. Die folgende Tabelle fasst die dokumentierten Nachweisanforderungen zusammen:

Eine beispielhafte reale Vergabeunterlage verlangt darüber hinaus eine zehnjährige Aufbewahrung der Dokumentation, eine Vernichtungserklärung und eine Freistellungserklärung des Händlers, dass nach dem Übergang keine Dritt- oder Herstellerrechte entgegenstehen. Was in Rechtekette und Vernichtungserklärung konkret stehen muss, erklärt unsere Seite Rechtekette und Vernichtungserklärung; seriöse Händler liefern diese Unterlagen standardmäßig mit.

Ausschreibungspraxis: „neu oder gebraucht" ist gelebter Alltag

Dass die Zulassung von Gebrauchtlizenzen keine Theorie ist, zeigt die dokumentierte Ausschreibungspraxis:

• Eine nordrhein-westfälische Stadtverwaltung schrieb die „Beschaffung von Microsoft Office Lizenzen, neu oder gebraucht" für 550 Arbeitsplätze aus; der Zuschlag erfolgte nach dem Preis.
• Eine sächsische Stadtverwaltung veröffentlichte im März 2026 auf der offiziellen Vergabeplattform des Bundes eine Ausschreibung zur Beschaffung von Microsoft-Office-Lizenzen über drei Jahre Vertragslaufzeit.
• Das Auftragsberatungszentrum Bayern (abz) stellt Gebrauchtsoftware ausdrücklich als Alternative für öffentliche Auftraggeber dar.

Die Formel „neu oder gebraucht zulässig" hat sich dabei als praktikabler Standard etabliert: Sie wahrt die Produktneutralität, maximiert den Bieterwettbewerb und überlässt die Entscheidung dem wirtschaftlichsten Angebot. Welche Kriterien beim Vergleich von Neu- und Gebrauchtlizenzen inhaltlich zählen, haben wir im Ratgeber Neulizenz vs. Gebrauchtlizenz gegenübergestellt.

EVB-IT: der Vertragsrahmen in Kürze

Für den Kauf von Standardsoftware gegen Einmalvergütung sind auf Bundesebene und in den meisten Ländern die EVB-IT Überlassung Typ A nebst Überlassungs-AGB in den Vertrag einzubeziehen. Reale Gebrauchtsoftware-Ausschreibungen legen genau diesen Vertragstyp zugrunde; er passt auf Gebrauchtlizenzen ebenso wie auf Neulizenzen, denn Gegenstand ist in beiden Fällen die dauerhafte Überlassung von Standardsoftware. Zu beachten: Die Basis-EVB-IT wurden zum 01.03.2026 überarbeitet, unter anderem bei den Nutzungsrechtsregelungen und mit Vorgaben zur Software Bill of Materials. Vergabestellen sollten daher die aktuelle Fassung verwenden.

Musterformulierung für die Leistungsbeschreibung

Die folgende neutrale Formulierung bündelt die oben dokumentierten Anforderungen. Sie ist ein unverbindliches Muster, keine Rechtsberatung, und sollte vor Verwendung juristisch geprüft werden:

Damit bleibt die Ausschreibung produktneutral im Sinne von § 31 Abs. 6 VgV, der Bieterkreis bleibt offen, und die Vergabestelle erhält genau die Absicherung, die die VK Westfalen für zulässig erklärt hat.

Beispielrechnung: 25 Arbeitsplätze einer Kommune

Wie groß der Hebel für den Haushalt ist, zeigt eine Modellrechnung für eine kleine Kommunalverwaltung mit 25 Arbeitsplätzen und einem Server. Wir rechnen bewusst ohne Euro-Beträge in einer Index-Logik: Der Neupreis jeder Position wird mit dem Index 100 angesetzt; geprüfte Gebrauchtlizenzen kosten bis zu 80 % weniger, je nach Produkt, Version und Verfügbarkeit also einen Index ab etwa 20.

Die Lesart: Bei einem Gesamt-Index von 300 für den Neukauf kann dieselbe Ausstattung gebraucht bereits ab einem Index von etwa 60 beschafft werden. Anders formuliert: Aus demselben Budget lassen sich im günstigsten Fall bis zu fünf statt einer Verwaltungseinheit ausstatten. Genau diese Differenz ist es, die eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung nach § 7 BHO bzw. Landesrecht sichtbar machen soll. Details zu den einzelnen Produkten finden Sie in unseren Ratgebern zu Office LTSC 2024, zur Windows-Server-Lizenzierung und zu Windows Server CALs; das Schwesterstück zu dieser Seite rechnet dasselbe Szenario für ein Unternehmen durch: Microsoft-Lizenzen für KMU: das 25-Mitarbeiter-Komplettbeispiel.

Fazit

Die Rechtslage ist seit 2016 geklärt: Behörden dürfen gebrauchte Microsoft-Lizenzen nicht nur beschaffen, sie dürfen sie nicht einmal pauschal ausschließen (VK Westfalen, VK 1-02/16). Das Haushaltsrecht liefert mit dem Wirtschaftlichkeitsgebot das Argument, die dokumentierten Nachweisanforderungen liefern die Absicherung, und die Formel „neu oder gebraucht zulässig" hat sich in realen Ausschreibungen bewährt. Wenn Sie für eine Behörde oder Kommune beschaffen: Die Lyzio GmbH liefert geprüfte Volumenlizenzen mit vollständiger Nachweisdokumentation und berät Sie gern unverbindlich, hier geht es zur Kontaktaufnahme.

Häufige Fragen