Lizenzen für IT-Dienstleister und Systemhäuser

Drei Rollen, drei Lizenzwege

Systemhäuser und Managed-Service-Provider begegnen Microsoft-Lizenzen in drei Rollen, und jede Rolle hat ihren eigenen Lizenzweg. Die Abgrenzung entscheidet darüber, ob monatliche SPLA-Meldungen fällig werden oder ob die unbefristeten Kauflizenzen des Kunden (neu oder gebraucht) genügen:

SPLA in Grundzügen: Vertrag, Reporting, SPUR

Das Services Provider License Agreement (SPLA) richtet sich laut Microsoft an Service Provider und Softwareentwicklungsunternehmen, die Microsoft-Software als Hosting- oder Software-Service für Endkunden bereitstellen. Die dokumentierten Eckpunkte:

• Laufzeit 3 Jahre, ohne Vorab- oder Mindestabnahme: Bezahlt wird monatlich nur, was tatsächlich an Lizenzen bereitgestellt wurde.
• Monatliche Meldepflicht: Der Provider meldet seinem SPLA-Reseller jeden Monat die Nutzung (ab 100 US-Dollar Nutzungswert; darunter beziehungsweise bei Nichtnutzung ist ein Zero-Use-Report fällig).
• Maßgebliche Nutzungsrechte: Nicht die Product Terms der Kauflizenzen, sondern die SPUR (Services Provider Use Rights) bestimmen, was der Provider seinen Endkunden bereitstellen darf.

Zur Kostenentwicklung ist Vorsicht geboten, denn hier liegen nur Sekundärquellen vor: Hosting-Provider und Lizenzberater berichten für die Preisrunde zum 01.01.2026 von rund 10 % Aufschlag auf Exchange, SharePoint und Skype for Business Server in SPLA (Windows Server und SQL Server demnach unverändert), nachdem die 2025er-Runde bereits 10 bis 17 % auf Windows Server, System Center und Office gebracht hatte; die SPUR vom März 2026 gibt laut Beraterberichten zudem den Power BI Report Server für SPLA-SQL-Lizenzen frei. Eine offizielle Microsoft-Preisliste dazu war nicht öffentlich auffindbar: Verifizieren Sie konkrete Beträge bei Ihrem SPLA-Reseller. Unsere Meldung dazu: SPLA- und On-Premises-Preiserhöhung 2026.

Warum es keine gebrauchten SPLA-Lizenzen gibt

Für ein Portal über Gebrauchtlizenzen gehört diese Klarstellung an den Anfang: SPLA erzeugt keine unbefristeten Lizenzen. Es ist eine monatliche Miete des Providers. Die urheberrechtliche Erschöpfung, die den Gebrauchthandel trägt, setzt nach dem UsedSoft-Urteil des EuGH (C-128/11) aber genau das Gegenteil voraus: eine dem Ersterwerber auf unbegrenzte Zeit eingeräumte Lizenz gegen ein Entgelt, das dem wirtschaftlichen Wert der Kopie entspricht. Es gibt daher nichts, was ein SPLA-Provider oder dessen Kunde als „gebraucht" weiterverkaufen könnte, und umgekehrt kann kein Händler seriös „gebrauchte SPLA-Lizenzen" anbieten.

Handelbar sind ausschließlich unbefristete Kauflizenzen mit dokumentierter Rechtekette; die vollständige Rechtslage mit allen Urteilen dokumentiert unsere Seite Gebrauchte Software legal kaufen.

Kunden-Workloads: wann Kauflizenzen des Kunden genügen

Die wichtigste Weiche für Dienstleister ist die Frage, wessen Infrastruktur die Kunden-Workloads trägt:

• Eigene oder dedizierte Server des Kunden: Betreibt der Kunde seine Server selbst on-premises oder auf ihm fest zugeordneter Hardware, lizenziert er mit eigenen Kauflizenzen, und zwar unabhängig davon, wer administriert. Hier sind gebrauchte Volumenlizenzen (Windows Server, SQL Server, CALs, Office) das wirtschaftliche Mittel der Wahl; die Grundlagen stehen in unseren Ratgebern zur Windows-Server-Lizenzierung und zur Lizenzierung in virtualisierten Umgebungen.
• Mehrmandanten-Infrastruktur des Dienstleisters: Stellt der Dienstleister die Software auf eigener, von mehreren Kunden geteilter Infrastruktur bereit, führt der Weg grundsätzlich über SPLA. Alternativ erlauben die License-Mobility-/Outsourcing-Ausnahmen, bestimmte Server-Applikationslizenzen des Kunden (zum Beispiel SQL Server oder Exchange) zu autorisierten Hosting-Partnern mitzunehmen, allerdings nur mit aktiver Software Assurance. Für Windows Server selbst ist License Mobility across Server Farms laut Microsofts Virtualisierungs-Guidance nicht verfügbar (Ausnahme: Per-VM-Lizenzierung mit Subscription oder SA). Was Software Assurance leistet und kostet, erklärt die Seite Software Assurance.

Daraus folgt die saubere Beratungslinie gegenüber dem Endkunden: Gebrauchte Kauflizenzen (ohne SA) gehören auf die eigenen beziehungsweise dedizierten Server des Kunden; für geteiltes Hosting kalkuliert der Dienstleister SPLA. Beides zu vermischen ist der klassische Compliance-Fehler in Hosting-Szenarien.

Beschaffung und Weiterverkauf: Rechtekette statt Key-Handel

Viele Systemhäuser beschaffen Lizenzen für ihre Kunden mit. Wer dabei gebrauchte Lizenzen weiterverkauft, übernimmt rechtliche Verantwortung, denn die Darlegungs- und Beweislast für die Erschöpfung liegt beim Händler beziehungsweise Nacherwerber (BGH-Folgerechtsprechung zu UsedSoft). Konkret heißt das:

• Bloße Produktkeys sind keine Lizenzen. Der BGH hat 2017 entschieden (Beschluss vom 21.09.2017, I ZR 230/16), dass weitergegebene Product Keys als bloße Zeichenfolgen nicht zur Einräumung von Nutzungsrechten berechtigen. Wer als Dienstleister Billig-Keys aus unklaren Quellen an Kunden durchreicht, handelt sich deren Compliance-Problem ein.
• Transparenz vor dem Kauf: Nach OLG Hamburg (Beschluss vom 16.06.2016, 5 W 36/16) muss der Verkäufer bereits im Angebot über die Lizenzsituation informieren; nachträgliche Information genügt nicht.
• Dokumentation: Rechtekette (Ersterwerber, Folgeerwerber), Nachweis des Erstvertriebs in EU/EWR, Unbrauchbarmachungs- beziehungsweise Vernichtungserklärungen der Vorbesitzer. Was im Einzelnen hineingehört, zeigt die Seite Rechtekette und Vernichtungserklärung.

Deshalb arbeiten viele Dienstleister bei Gebrauchtlizenzen mit spezialisierten Fachhändlern zusammen, statt Einkauf, Rechtekette-Prüfung und Dokumentationshaftung selbst zu stemmen: Der Händler liefert die auditfeste Dokumentation, das Systemhaus bleibt Ansprechpartner des Kunden für Architektur und Betrieb. Übernimmt der Dienstleister die Ablösung von Altsystemen, kann er dem Kunden zudem den Verkauf freiwerdender Lizenzen vermitteln; die Lyzio GmbH erstellt dafür ein Ankauf-Angebot binnen 24 h (Details zum Lizenz-Ankauf).

CAL-Verantwortung und Multiplexing beim Endkunden

Ein zweites Dauerthema in Kundenprojekten ist die Zugriffslizenzierung. Wer Fachanwendungen, Webfrontends oder Automatisierungen vor Windows Server oder SQL Server setzt, reduziert die CAL-Pflicht des Endkunden nicht: Microsofts Multiplexing-Guidance stellt klar, dass Multiplexing die Zahl der erforderlichen Lizenzen nicht verringert. Auch Nutzer, die nur indirekt über eine Line-of-Business-Anwendung auf SQL Server zugreifen (Daten eingeben, abfragen oder ansehen), benötigen CALs; die Zahl der zwischengeschalteten Systeme spielt keine Rolle. Ausgenommen sind nach derselben Guidance unter anderem manuell weitergegebene Dateien, Papierausdrucke und direkt am Server angeschlossene Drucker; bei reiner Per-Core-Lizenzierung ohne CALs ist Multiplexing ohnehin ohne Belang.

Für Terminalserver-Projekte kommt die RDS-Ebene hinzu: Je zugreifendem Nutzer oder Gerät ist zusätzlich zur Windows-Server-CAL eine RDS-CAL erforderlich. Die Systematik erklären unsere Seiten Windows Server CALs und RDS-Lizenzierung. Die Praxis-Empfehlung für Dienstleister: Das CAL-Thema gehört in jedes Angebot und jede Systemdokumentation, denn der indirekte Zugriff über die Fachanwendung ist ein Standardprüfpunkt in Microsoft-Audits, und die Nachlizenzierung trifft den Endkunden.

Beispielrechnung: 25-Mitarbeiter-Kunde eines Systemhauses

Ein Systemhaus erneuert die On-Premises-Umgebung eines Kunden mit 25 Mitarbeitern: ein Server beim Kunden (dediziert), Office auf allen Arbeitsplätzen. Da die Hardware dem Kunden zugeordnet ist, lizenziert der Kunde mit Kauflizenzen; SPLA ist nicht nötig. Wir rechnen ohne Euro-Beträge in einer Index-Logik: Neupreis je Position = Index 100; geprüfte Gebrauchtlizenzen kosten bis zu 80 % weniger, also einen Index ab etwa 20.

Die Lesart: Statt eines Gesamt-Index von 300 kann das Systemhaus dieselbe Ausstattung im günstigsten Fall ab einem Index von etwa 60 anbieten. Die Differenz macht das eigene Angebot wettbewerbsfähiger oder schafft Raum für Dienstleistung und Betreuung im selben Kundenbudget. Das vollständig durchlizenzierte Schwesterbeispiel mit allen Entscheidungswegen finden Sie unter Microsoft-Lizenzen für KMU: das 25-Mitarbeiter-Komplettbeispiel; ob neue oder gebrauchte Lizenzen im Einzelfall passen, vergleicht unser Ratgeber Neulizenz vs. Gebrauchtlizenz.

Fazit

Die Lizenzlandkarte für IT-Dienstleister ist klarer, als sie wirkt: Hosting für Dritte auf eigener Infrastruktur läuft über SPLA (3 Jahre, monatliches Reporting, SPUR, keine unbefristeten und damit keine handelbaren Lizenzen); auf den eigenen und dedizierten Servern des Kunden regieren dessen Kauflizenzen, und dort senken geprüfte Gebrauchtlizenzen die Projektkosten um bis zu 80 % (netto). Wer weiterverkauft, braucht die Rechtekette, keine bloßen Keys, und beim Endkunden gehören CAL- und Multiplexing-Fragen in jedes Angebot. Für Kundenprojekte mit geprüften, auditfest dokumentierten Gebrauchtlizenzen ist die Lyzio GmbH Ihr Ansprechpartner, hier geht es zur Kontaktaufnahme.

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